Waarom Microsoft's Universal Print een geldverspilling is voor jouw mkb

Waarom Microsoft's Universal Print voor jouw mkb-bedrijf geldverspilling is

Ik word enthousiast van slimme cloud-tech, net als elke IT'er. Toen Microsoft Universal Print lanceerde, dacht ik: dit maakt printen eindelijk simpel. Maar na grondig onderzoek voor kleine bedrijven? Het is nog niet rijp. Voor een strak draaiend bedrijf met weinig poespas, tenminste.

Printen lijkt makkelijk: aansluiten en klaar. In een bedrijf komt meer bij kijken. Beveiliging, logs van klussen, gebruikers beheren en storingen vermijden. Microsoft beloofde: alles naar de cloud, net als je bestanden naar OneDrive. Klinkt top. Maar de praktijk is rommeliger dan de reclame.

Wat is Universal Print precies?

Universal Print draait volledig in de Azure-cloud van Microsoft. Geen gedoe meer met lokale servers. Alles beheren via Azure AD. Je betaalt abonnementsgeld, extra op je Microsoft-rekening.

Voordelen? Centraal overzicht, makkelijke setup en logs van élke printopdracht. Handig voor bedrijven met strenge regels over data en veiligheid. Klinkt ideaal. Tot je het probeert.

Minpunt 1: Je bestaande printers werken niet zomaar

De meeste printers in kantoren – inclusief die van jou – praten niet met Azure AD. Fabrikanten zijn traag met updates. Niet omdat printers oud zijn, maar omdat Universal Print nieuw is.

Oplossing? Installeer een Windows-pc als 'Connector'. Die hangt ertussen: vertaalt cloud-signalen naar je printer. Ironie: Microsoft wilde printservers afschaffen. Nu heb je er eentje onder een bureau, op een gewone pc. Probleem verplaatst, niet opgelost.

Minpunt 2: Nieuwe printers kosten een fortuin

Koop dan printers met ingebouwde Universal Print-ondersteuning? Simpel toch?

Nee. Alleen dure multifunctionele bakbeesten hebben het. Vanaf €2000 per stuk. Gemaakt voor fabrieken en groot volume, niet voor een kantoor met 15 man.

Kleine bedrijven leasen printers. Een lease van vijf jaar voor zo'n duur ding? Duizenden euro's voor een niet-bestaand probleem. Je huidige printer doet het prima. Ondernemers die ik ken, vervangen geen werkend spul voor een Microsoft-hype.

Minpunt 3: Verborgen kosten stapelen op

Zelfs als het draait, betaal je doorlopend. Microsoft beperkt printopdrachten per maand. Overschrijden? Extra geld. Niet duidelijk van tevoren, dus verrassingen voor kleine teams.

Tel op: Azure AD-abonnement, Endpoint Manager voor beheer, je bestaande Microsoft 365. Plus tijd voor installatie, fixes en beheer. Voor mkb'ers met minimale IT? Die uren kosten meer dan de dienst zelf.

Heeft Universal Print dan nul waarde?

Niet helemaal. Fair is fair.

Grote firms met vestigingen overal, compliance-eisen en diepe Microsoft-integratie? Dan wel. Auditlogs per printje zijn goud voor data-bescherming. Multinationals profiteren van centraal beheer.

Maar voor doorsnee mkb? Cijfers kloppen niet. Het lijkt enterprise-tech, doorgedrukt naar kleine spelers.

Wat doe je dan wél als klein bedrijf?

Blijf bij wat werkt. Je printsetup loopt soepel? Niet verstoren om cloud-FOMO.

Nieuw printer nodig? Vraag naar Universal Print. Maar baseer geen koop op een dienst die je niet mist. Voor audits zijn goedkopere alternatieven.

Eerste tech-generaties zijn altijd duur en ingewikkeld. Misschien wordt Universal Print ooit standaard. Prijzen dalen, meer printers volgen.

In 2024? Voor de meesten een oplossing zonder probleem. Spaargeld beter besteden.

Tags: ['microsoft', 'cloud printing', 'small business it', 'azure', 'universal print', 'network infrastructure', 'cost analysis', 'it budgeting']